GRONINGEN – Het college van Gedeputeerde Staten en de directie van de provincie Groningen erkennen de fouten die bij de provincie zijn gemaakt en omarmen alle aanbevelingen van Simon Sibma om de besluitvorming en informatievoorziening in de organisatie te verbeteren.
Sibma analyseerde in opdracht van het college vijf casussen waar het mis ging. De bevindingen zijn relevant voor de gehele provincie-organisatie en niet alleen de teams die betrokken waren bij het onderzoek. Het rapport heeft de titel ‘Dieper graven: vijf casussen belicht’.
Zoals Provinciale Staten per motie vroegen, levert Sibma in ‘Dieper graven’ bouwstenen aan voor een plan van aanpak. Die aanpak moet leiden tot structureel herstel van bestuurlijke grip, interne coördinatie en tijdige besluitvorming. Het college en het directieteam nemen in hun ‘plan van aanpak’ de aanbevelingen over en werken die nader uit.
Complex
‘Dieper graven’ maakt duidelijk dat de regie op complexe dossiers moet worden verbeterd. Er moet meer worden samengewerkt en de politiek-bestuurlijke sensitiviteit in de organisatie moet verbeteren. Ook het contact met de buitenwereld kan beter. Daarom raadt Sibma de provinciale organisatie aan om meer werk te maken van omgevings- en relatiemanagement richting inwoners, organisaties en andere overheden. Tegelijk nuanceert Sibma. Hij analyseerde over vijf casussen waarin fouten zijn gemaakt. Fouten zijn in een grote organisatie nooit helemaal te voorkomen. Hij zag ook veel dingen goed gaan binnen de provincie Groningen.
Sensitiviteit
Sibma stelt vast dat de rol van de provincie is veranderd. Ze is meer regisseur in complexe zaken geworden. In Groningen wordt dat nog versterkt door de gaswinning. De provincie ligt daardoor meer onder het vergrootglas van media, belangengroepen en de politiek. Sibma ziet dat de organisatie onvoldoende met die dynamiek is meegegroeid.
Dat komt mede door de grote in- door- en uitstroom van personeel. De afgelopen vier jaar startten er 471 nieuwe medewerkers bij de provincie, op een totaal van 1141 personeelsleden. Daardoor beschikt de provincie over veel nieuwe vakkennis, maar schort het aan politiek-bestuurlijke sensitiviteit. Daar wordt in de komende tijd extra aandacht aan besteed.
Risico’s
Volgens Sibma moet de provincie investeren in risicobeheersing. Dat vergt een stevigere rol van het management. In het huidige organisatiemodel ligt de inhoudelijke verantwoordelijkheid bij individuele medewerkers. Sibma pleit voor een meer inhoudelijke rol voor de teamleiders, om risico’s eerder te signaleren en daarop te handelen.
Verder werkt de provincie met ‘Kiwi’, een digitaal zaaksysteem dat ongeschikt is om fatale termijnen te bewaken. In twee casussen die Sibma onderzocht, ging het daar mis. Sibma dringt aan op een ander systeem. En op een betere organisatie: termijnbewaking mag niet afhankelijk zijn van één persoon.
Sibma waarschuwt in zijn rapport voor het risico van te grote politieke ambities. Hij constateert een spanning tussen de politieke behoefte aan snelle actie en de beschikbare capaciteit. Hij dringt aan op realisme bij het college en Provinciale Staten over wat de ambtelijke organisatie kan waarmaken.
Vervolg
‘Dieper graven: vijf casussen belicht’ en de reactie van het college en directie zijn nu in handen van Provinciale Staten. De komende tijd bespreken de Staten beide stukken. Doel is dat het plan van aanpak, dat college en directie nu hebben opgesteld, nader wordt geconcretiseerd in een uitvoeringsplan. Over de voortgang daarvan zal het college de Staten informeren. In bijeenkomsten met het personeel wil de directie de komende tijd het rapport en de maatregelen toelichten.
Foto: Provincie Groningen (ingezonden)
